Ihre Tätigkeiten

Eigenverantwortliche und selbständige Organisation eines Sekretariats
Planung, Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Sitzungen
Veranstaltungsplanung und Durchführung von z. B. Raumbuchungen, Auftragsvergabe an Dienstleister und Kostenrechnungen
Unterstützung der Zentrumsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, sowohl für interne als auch für externe Anfragen
Hintergrundrecherche
Koordination der Arbeitsplatzverteilung und Arbeitsplatzausstattung
Organisatorische Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter/-innen und bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen
Inhaltliche Pflege der Website
Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung
Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Mittelverwaltung
Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten, Post- und Telefondienst, Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
Im Bedarfsfall Abwesenheitsvertretung anderer Sekretariate für die Standorte Bonn und Hamburg

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige nachgewiesene fachliche Kenntnisse und berufliche Erfahrungen
Nachgewiesene sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
Sichere Kenntnisse in den Microsoft-Office-Programmen und sicherer Umgang mit elektronischen Medien allgemein (u. a. Videokonferenzen)
Kommunikative und organisatorische Stärke, Teamfähigkeit und Flexibilität
Hervorragende Team-Fähigkeit und ein professionelles Auftreten
Schnelle Informationsauffassungsgabe
Verantwortungsbewusste, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise